Redegjørelse av aktsomhetsvurderingene - Jensens arbeid knyttet til aktsomhetsvurderinger i leverandørkjeden

Fra og med 1. juli 2022 trådte åpenhetsloven i kraft. Formålet med loven er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold hos forretningsforbindelser og i leverandørkjeder. Vi er omfattet av loven, og en vesentlig del handler om å sikre allmennheten tilgang på informasjon som gjelder disse forholdene og hvordan vi håndterer dem.  Lovkravet skal, sammen med våre og andre virksomheters lokale tiltak, bidra til å imøtekomme og etterleve FNs bærekraftmål nr. 8 om anstendig arbeid og økonomisk vekst, samt mål nr. 12 om ansvarlig forbruk og produksjon. 

Redegjørelsen vil være offentlig og lett tilgjengelig på våre nettsider innen 30. juni hvert år og ellers ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger. 

Den skal underskrives i tråd med reglene i regnskapsloven § 3-5. Kjernen av loven innebærer plikten til å utføre aktsomhetsvurderinger, som består av å kartlegge mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold knyttet til produksjon og leverandørkjeder, iverksette forbedringstiltak, følge opp og rapportere. 

I vårt arbeid med åpenhetsloven og aktsomhetsvurderingsprosessen benytter vi oss av Factlines’ digitale løsning og tjenester. Factlines er et norskeid, uavhengig selskap, som er spesialister på oppfølging av etiske, sosiale og miljømessige krav i leverandørkjeder. Factlines gir råd, utvikler og produserer tjenester med digital støtte for å få effektiv og etterprøvbar informasjon direkte fra leverandører og underleverandører. 

Vi gjennomfører en årlig informasjonsinnsamling fra nye leverandører, i form av egenrapportering for CSR (Corporate Social Responsibility) Spørsmålene i egenrapporteringen dekker kravene i FNs Global Compact, leverandørenes kjedeinnsikt og oppfølgingspraksis, i tillegg til deres vurdering av risiko knyttet til brudd på etiske retningslinjer i de aktuelle produksjonsland. Innhentingen gir grunnlag for analyse om god praksis er etablert for å overholde åpenhetsloven, lov om offentlige anskaffelser § 5 og virksomhetens egne kontraktbestemmelser. I år har vi sendt ut undersøkelsen til våre viktigste transportører, i tillegg til at vi har fulgt opp leverandører med høy risiko fra undersøkelsen i 2023.

Les mer om Factlines her.

Hilding Anders International AB utarbeidet i 2023 en ny versjon av Code of Conduct. Denne signeres av alle våre leverandører, og har også nå i 2024 blitt signert av våre samarbeidspartnere på transport.  De er dermed pålagt å opptre i henhold til disse, inkludert at de må sikre sin produksjon, sine innkjøp, leveranser og transporttjenester. Dokumentet finner du her. 

For nye leverandører følges rutinen om prekvalifisering av leverandøren. Leverandøren signerer og returnerer vår Code of Conduct, og det gjennomføres en finansiell vurdering av selskapet før godkjenning. Nye leverandører vil alltid delta i den årlige CSR undesøkelsen fra Factlines digitale plattform, hvor vi følger tett opp.  

Innholdet i vår Code of Conduct viser at vi anerkjenner vårt ansvar for å sikre god etisk og miljømessig praksis. Dette gjør vi i vår egen virksomhet, gjennom levering av etiske retningslinjer ved alle nyansettelser, gjennom vår forsyningskjede og samfunnet vi opererer i. En viktig del av dette arbeidet er å sikre at produktene og tjenestene som leveres fra oss, ikke bryter med våre etiske retningslinjer og Code of Conduct. Dokumentet finner du her. 

Våre leverandører skal kunne gjøre rede for hvor varer bestilt av oss produseres. I tillegg til dette, vil vi kunne kreve mer informasjon om hvordan disse leverandørene jobber med menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold. 

Det er viktig å sikre at uærlighet, illojalitet eller korrupsjon ikke skjer. Det gjelder hele selskapets handel og transaksjoner i alle land der selskapet eller dets datterselskaper og forretningspartnere opererer. Hva som anses som bestikkelser er regulert i hvert lands lovgivning. Hilding Anders Norway ønsker spesielt å påpeke at vi ikke tar noen provisjon fra leverandører. Skulle noen av selskapets ansatte, åpent eller underforstått, be om provisjon av noe slag, ber vi leverandøren om å umiddelbart informere Hilding Anders Norway. Det kan gjøres direkte til Hilding Anders International (ved rapportering til ethvert medlem av Hilding Anders ledergruppe) eller via følgende varslingsside

https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/en/gui/106802/index.html eller info.no@hildinganders.com

Vi tror på at samarbeid over tid gir gode resultater. Vi ønsker derfor å samarbeide med leverandører og andre forretningspartnere for å oppnå bærekraftige løsninger, og markedsføre leverandører og andre forretningspartnere som samsvarer til åpenhetsloven. Gjennom dette arbeidet bidrar vi med å imøtekomme Bærekraftmål 17; samarbeid for å nå målene og delmål 17.17 som omhandler partnerskap mellom flere interessenter (stimulere til og fremme velfungerende partnerskap i det offentlige, mellom det offentlige og det private og i det sivile samfunn som bygger på partnerskapenes erfaringer og ressursstrategier) Ingen virksomhet er for liten til å jobbe bevisst med bærekraft, og vi forventer at leverandørene er sitt ansvar bevisst, og viser vilje til samarbeid og iverksetter nødvendige tiltak. 

Våre mål for 2024 for virksomhetene vi samhandler med er:

• Alle skal ha vedtatt etiske retningslinjer som minst samsvarer med kravene i FNs Global Compact og tilsvarende ILOs kjernekonvensjoner, og at disse er gjort kjent for alle ansatte, deres handelspartnere og leverandører. 

• Alle skal ha etablert en strategi for bærekraft / samfunnsansvar.

• Leverandørene skal oppnå en totalscore som viser lav eller medium risiko. Dersom leverandører oppnår en totalscore som viser høy risiko, skal vi umiddelbart følge opp og sammen med leverandøren vurdere tiltak for å redusere risiko.

Vi følger også løpende med på ITUC GRI - Home (globalrightsindex.org) som er en organisasjon som årlig ranker alle verdens land ift. hvilke som er de verste for arbeidstagere, og hvilken region i verden som er verst. Dette kobler vi opp mot svarene vi får av undersøkelsen. 

4.1 Samfunnsansvar, strategi og retningslinjer
De 2 selskapene som ikke hadde vedtatt noen strategi for samfunnsansvar i fjor har vi fulgt opp. Den ene gir uttrykk for at de ønsker å ta et aktivt samfunnsansvar og jobbe med å etablere dokumentasjon som skal bidra til å få kontroll i egen verdikjede, og hvor tiltak må iverksettes for å redusere risiko. De har nå avtale med konsulenter som skal hjelpe dem med arbeidet. Den andre viser liten eller ingen vilje til dette. Konsekvensen av dette løftes til ledelsen, Vi har ikke avdekket noen faktiske negative konsekvenser, men svarene de gir oss, bidrar til en økt risiko for negative konsekvenser. I årets undersøkelse har vi kartlagt en transportør som ikke har vedtatt en strategi for sitt samfunnsansvar. Vi har fulgt opp dette, og vi har nå fått god faktabasert informasjon som viser at de er i en prosess der dette vil komme på plass i løpet av høsten. 

Alle i årets undersøkelse svarer positivt på at de har vedtatt etiske retningslinjer som minst samsvarer med kravene i FNs Global Compact og tilsvarende ILOs kjernekonvensjoner, og 3 av 4 svarer positivt på at disse er gjort kjent for alle ansatte, deres handelspartnere og leverandører. Vi følger opp leverandøren som har svart negativt på dette. 

Fjorårets resultater viste at 37 har vedtatt interne etiske retningslinjer som er minst like omfattende som kravene i FNs Global Compact og tilsvarende av ILOs kjernekonvensjoner. 34 har etiske retningslinjer som er distribuert og / eller kommunisert til underleverandører. Dette var vi ikke tilfredse med og har fulgt opp det enkelte selskap.  2 av disse leverandørene handler vi ikke lenger med. De øvrige har vi tett dialog med og vi ser liten risiko bort sett fra hos en tekstilleverandør. Denne vil vi vurdere å følge opp med fysisk besøk til høsten. Vi har også 2 andre tekstilleverandører i samme distrikt som vi også vil vurdere fysisk besøk hos samtidig.  

Fjorårets undersøkelse viste at 2 av 44 leverandører får en total som tilsier høy risikoprofil, og som beskrevet er dette fulgt tett opp, og årets undersøkelse viser at alle som har besvart har en lav risiko. 

4.2 Leverandørenes innsikt og oppfølging av egen leverandørkjede
I fjor var det 35 av de 44 leverandørene har rutiner / system for oppfølging av leverandørkjeden. 21 av våre leverandører har det siste året gjennomført egenrapporteringer fra sine leverandører og 32 har gjennomført inspeksjon ved produksjonssted. 4 svarer at de har oppdaget brudd på sine etiske retningslinjer det siste året. Vi fortsetter å følge opp disse, med mål om at de stadig viser forbedring. Transportørene i årets undersøkelse svarer alle positivt på at de har god innsikt i sin egen leverandørkjede der det er relevant. 

4.3 Risiko
Fra fjorårets undersøkelse oppga leverandørene at de handler fra 34 forskjellige land.  Blant disse foreligger det land med høy risiko for brudd på arbeids- og menneskerettigheter. Her tar vi for oss høyrisikoland. Tyrkia blir ranket som det 10. verste landet i verden for arbeidstagere. Undersøkelsen viser at 6 leverandører enten produserer i Tyrkia eller handler råvarer fra produsenter i Tyrkia. Vi har på samme måte som i fjor, opprettholdt søkelyset på hvordan disse leverandørene vurderer risikobildet i Tyrkia, og samtlige vurderer risiko til lav. Tekstilprodusentene som enten produserer i Tyrkia eller kjøper råvarer fra Tyrkia, har kun  oppgitt at de handler fra 2 land. De har mulighet til å oppgi 5 land. Erfaringsvis er det vanlig at tekstilprodusenter handler garn fra Østen. Vi fulgte opp dette med et besøk hos en av våre tekstilleverandører høsten 2023 der produksjonen foregår i Romania. Vi opplever at denne leverandøren har god kontroll i sin verdikjede, og viste oss dokumentasjon som tilsier dette. Påfølgende høst vil vi vurdere å besøke og gjennomføre en revisjon ift kravene i åpenhetsloven hos tekstilleverandørene som har produksjon i Tyrkia.

4.4 Arbeidsforhold og rettigheter
Alle leverandørene svarer at de følger nødvendige lover eller forskrifter som dekker ansattes sosiale rettigheter.

4.5 Miljø
Samtlige leverandører fra i fjor og i år, svarer at de sikrer etterlevelse av alle nødvendige lokale lover og forskrifter knyttet til miljøvern, med unntak av en. Det er den samme som går igjen på alle punkter. 35 av 44 leverandører fra i fjor samt 3 av 4 transportører i år svarer at de har  en miljøplan med definerte mål og handlingsplan for å forbedre sin miljøpåvirkning. 34 har prosedyrer for å redusere CO2-utslipp. 

4.6 Konfliktmineraler
21 av leverandørene svarer ja på at de inkluder forbud mot bruk av konfliktmineraler i kontrakter med sine leverandører. For en del av leverandørene er konflikmineraler ikke aktuelt. 

4.7 Antikorrupsjon
36 av leverandørene fra undersøkelsen i fjor, svarer at de har retningslinjer mot bestikkelser og korrupsjon. Alle i årets undersøkelse svarer positivt på dette. 

Gjennom Factlines systemet, sendes det automatisk ut en rekke oppfølgingstiltak som omhandler ytterligere fordypning, eventuelt dokumentasjon på egne etiske retningslinjer, rutiner for leverandøroppfølging m.m. Dette er oppgaver som vi løpende følger opp med leverandørene gjennom dialog. Eventuelle funn kan også medførte fysisk revisjon. Primært ønsker vi å varsle leverandøren om en slik revisjon, men i henhold til vår Code of Conduct kan vi også komme uanmeldt. 

Basert på våre funn fra i fjor og i år vil vi: 

• Fordype oss i leverandører som av en eller annen grunn ikke har vedtatt en bærekraftstrategi, og sammen sette frist for å få dette på plass. 

• Følge opp leverandørene som enda ikke har vedtatt etiske retningslinjer og / eller ikke har distribuert disse til sine underleverandører om å iverksette dette arbeide.  

• Vi vil følge opp leverandørene som ikke har etablert rutiner eller system for oppfølging av sine leverandører og be de iverksette dette. 

• Vi vil følge opp hver leverandør som mangler oversikt over sin verdikjede og råvarer / komponenter, da spesielt innenfor tekstil.

• Vi vil følge opp leverandørene som ikke tilfredsstiller etterlevelse av lokale lover og forskrifter knyttet til miljøvern.

• Vi vil stille krav om at de 8 leverandørene som ikke har etablert retningslinjer mot bestikkelser og korrupsjon får dette på plass.

• Vi har en leverandører som totalt sett blir ranket med høy risiko og som ikke viser noen ønsker om å forbedre seg. Vi har gjennom det siste året fulgt opp, og vil nå fremme et forslag om at vi avslutter handel med denne.

Kontakt oss:

Åpenhetslovens §6 – rett til informasjon: 
• Henvendelser; epost: info.no@hildinganders.com
• Alle våre henvendelser blir registrert og loggført og vi vil svare så raskt vi kan - og innen 3 uker.